Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut asiakasrekisteri

Tämä on Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut henkilötietolain

(10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja
tietosuojaseloste. Laadittu 22.05.2018. Viimeisin muutos 04.06.2018.


1. Rekisterinpitäjä

Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut 2010191-7
Kivirannantie 2, 29900 Merikarvia
+358 400 318 398
info@rauhanlaakso.fi


2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mariia Jokimäki-Tähkänen
Kivirannantie 4, 29900 Merikarvia
+358 40 547 8109 mariia.jokimaki@gmail.com


3. Rekisterin nimi

Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut asiakasrekisteri


4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut kerää ja käsittelee henkilötietoja
ainoastaan lain sallimalla tavalla. Kerääminen ja käsittely voi tapahtua
esimerkiksi varauksen tai majoittumisen aikana ja sen jälkeen.

Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut käyttää henkilötietoja seuraaviin
tarkoituksiin:

* Hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen palveluita
* Käsitelläkseen palveluita koskevia varauksia ja tilauksia
* Ollakseen yhteydessä asiakkaisiin esimerkiksi tekstiviestitse, muiden
mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse
* Ilmoittaakseen varauksen statuksen tai varaukseen liittyvän tietoja
* Määrittääkseen vikoja, optimoidakseen teknologiaa ja mahdollistaakseen
yhteydenoton varausta tai palveluiden toteuttamista koskevissa
ongelmatilanteissa
* Analysoidakseen ja parantaakseen palveluiden laatua ja palvelukokemusta
* Yksilöidäkseen asiakkaiden kanssa käytyä palveluita koskevaa viestintää,
esimerkiksi luomalla profiilin ja lähettämällä tarjouksia, jotka vastaavat
profiilia palveluiden käyttäjänä
* Analysoidakseen palveluidemme tilastoja ja käyttäjien käyttäytymistä
* Parantaakseen asiakkaiden etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita
uskomme asiakkaiden arvostavan
* Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan matkustajatietoja ja
matkustajarekisteriä voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin. Tietoja
käytetään mainostaaksemme palveluita ja tuotteita, suoraan tai epäsuorasti,
mukaan lukien käyttäytymiseen perustuva markkinointi, ellei asiakas ole tätä
kieltänyt.
* Lisäksi, matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden
ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja
tilastojen laatimiseksi.



EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen
käsittelylle:
* Vuokrasopimus, jossa rekisteröity henkilö on osapuolena
* Suomen laki 28.4.2006/308 § majoitus- ja ravitsemistoiminnasta, velvoittaa
matkustajatietojen säilyttämiseen ja mahdollistaa asiakaspalvelun edellyttämät
yhteydenotot ja asiakassuhteen ylläpidon.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa veloituksetta kieltää Jokitähkä ay/Rauhanlaakson
majoituspalvelut käsittelemästä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai
peruuttaa siihen antama suostumus.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.


5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema,
yritys/organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus,
y-tunnus, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista
palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja
tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tiedot säilytetään laskutusjärjestelmässä toistaiseksi ja poistetaan mikäli
asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista.



6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse,
puhelimitse, www-lomakkeiden kautta lähetetyistä viesteistä, jälleenmyyjien
kuten www.booking.com:n ja yms. lomakkeilla, sosiaalisen median palvelujen
kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, matkustajailmoituksista ja muista
tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Vuokramökeillä ja huoneistoissa majoittuvista henkilöistä kerätään
matkustajailmoituksia (Suomen laki 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja
ravitsemistoiminnasta). Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että
matkustajasta tehdään matkustajailmoitus. Ryhmämatkalle osallistuvista
matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on
käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus
sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava
seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän
puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet
ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
3) matkustajan osoite;
4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on
tiedossa.

Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko
majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Mitä 1 momentin 1 ja 3 kohdassa säädetään, koskee myös sellaista 1 §:n 2
momentin 10 kohdassa tarkoitettua ryhmämatkan johtajaa, joka toimii
matkanjärjestäjän edustajana. Mitä 1 momentin 4 kohdassa säädetään, ei koske
matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi. Mitä 1 momentin 5 kohdassa säädetään,
ei koske Pohjoismaan kansalaista eikä matkustajaa, jonka asuinpaikka on
Suomi.

Matkustajan on vahvistettava matkustajailmoituksen matkustajatiedot
allekirjoituksellaan. Ryhmämatkan johtaja voi kuitenkin ryhmämatkalle
osallistuvien matkustajien puolesta allekirjoittaa 1 momentissa tarkoitetun
yhteisen matkustajailmoituksen. Edellä 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun
henkilön ei tarvitse allekirjoittaa matkustajailmoitusta.

Fyysisiä matkustajakortteja säilytetään lain mukaan vuosi, jonka jälkeen ne
tuhotaan.


7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan
rekisterinpitäjälle. Matkustajatiedot luovutetaan pyydettäessä lain määräämille
viranomaisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle.


8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla
käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään
Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta
tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä,
että tallennettuja tietoja sekä tietokoneen käyttöoikeuksia ja muita
henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan
se kuuluu.

Emme vastaa niistä tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten
esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja
säilyttävät majoitusvarauksiin liittyen. Vastaamme vain Jokitähkä ay/Rauhanlaakson
majoituspalvelut toimitetusta tiedosta.

8.1. Manuaalinen aineisto

Majoitusvaraukset tallennetaan varausvihkoon. Vihko on varauksia vastaanottajan
mukana liikkuvassa toimistossa. Muuna aikana vihkoa säilytetään lukitussa
tilassa, johon asiattomilta on pääsy estetty. Ainoastaan varauksia
vastaanottajalla, rekisterinpitäjällä ja lain määräämillä viranomaisilla on
vihkoon käyttöoikeus.

8.2. Tietojärjestelmiin talletetut tiedot

Rekisteri sijaitsee Jokitähkä ay:n tietokoneella, joka on sijoitettu Jokitähkä
ay:n toimistoon osoitteessa Kivirannantie 4, Merikarvia. Täydellisiin
rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja valtuutettu
ylläpitohenkilö. Kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.


9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin
tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai
puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä
tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää
kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa
pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa
asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti
kuukauden kuluessa).


10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien
henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin
ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset
oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi
pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä
ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


Tarkastus- ja korjauspyynnöt sekä kiellot itseään koskeviin tietoihin liittyen
osoitetaan:

Jokitähkä ay/Rauhanlaakson majoituspalvelut 2010191-7
Kivirannantie 2, 29900 Merikarvia
puh. +358 400 318 398 /e-mail. info@rauhanlaakso.fi


Muokattu: 04.06.2018